Központosítja a szervezeti adatokat és információkat, valamint megbízható módszer az eljárások dokumentálására. Milyen előnyökkel jár?
A folyamatok jobb ellenőrzése
Az adatok egyetlen központosított rendszerben való elhelyezése nagyobb irányítást tesz lehetővé az összes folyamat felett, függetlenül attól, hogy melyik műveleti területen szerepelnek. Néha különböző típusú dokumentumok lehetnek, és ez kezelési problémát okozhat. Például eltérő munkafolyamatot alkalmaz egy munkaleíráshoz és a szállítói specifikációkhoz. A dokumentumkezelő rendszer mindent könnyen elérhető helyen és egy helyen tart.
A dokumentumot körülvevő információk, például a részleg, a prioritási szint vagy az ISO-elemek testreszabása szintén hasznos. Így minden információt egy központi helyen tárolhat, de kereshet, szűrhet és szükség szerint módosíthatja a kulcsszavakat a dokumentumok egyszerű megtalálása érdekében.
A dokumentumkezelő rendszer is hasznos a képzési rendszeréhez. Ezzel teljes körűen ellenőrizheti az alkalmazottak képzését a dokumentumok létrehozása vagy frissítése során. Oktatási rendszerrel integrálva a dokumentumkezelés könnyen meghatározza, hogy kinek van szüksége képzésre, és automatikusan frissíti a rekordokat.
Gyorsabb és hatékonyabb együttműködés
Ha minden egy helyen van, akkor lehetőség nyílik a jobb belső és külső kommunikációra. Ha az összes dokumentumot egy központi rendszerhez kapcsolja, amely automatikus értesítésekkel és emlékeztetőkkel rendelkezik, akkor jobb együttműködést érhet el. A gyors és hatékony együttműködés egyik fontos tényezője annak biztosítása, hogy mindenki hozzáférjen a dokumentumok legpontosabb, legfrissebb verzióihoz.
Egy másik aggodalomra ad okot az együttműködéssel kapcsolatban, különösen a beszállítókkal vagy ügyfelekkel való kommunikáció során, hogy a szükséges információkat a biztonság veszélyeztetése nélkül meg lehet osztani. A közvetlen kommunikációs rendszer használata kiküszöböli annak a kockázatát, hogy az információk elvesznek vagy elkapjanak olyan csatornákon keresztül, mint az e-mail. Az ilyen típusú rendszerek bizonyos információkat szűrhetnek vagy zárolhatnak a megállapított szabályok alapján, így bizonyos felek vagy felhasználók csak ahhoz férhetnek hozzá, amire szükségük van, és azt láthatják, más érzékeny dokumentumokat vagy információkat nem.
Megnövelt láthatóság és fejlesztési platformok
Ha az információ jelentős mértékben kerül bemutatásra, akkor az felhasználható döntések meghozatalára és fejlesztések elindítására. A különféle jelentések futtatása betekintést nyújt a szervezet különböző erősségeibe és gyengeségeibe, kiemelve azokat a lehetőségeket, amelyeket ki kell használni, és azokat a területeket, amelyeken javítani lehetne. Az eredmények fontosak a döntések meghozatalához. Amikor pontos adatokra alapozza döntéseit, biztos lehet benne, hogy az ebből eredő műveletek javítani fogják a működését.
Amikor megváltoztatja a folyamatokat, hogy támogassa ezeket a fejlesztési intézkedéseket, új dokumentumokat kell készíteni vagy frissíteni kell a régieket. A központi dokumentumkezelő rendszer támogatja a változtatási kérelmeket és a revíziók ellenőrzését. Lehetőség van a dokumentum új verziójának felülvizsgálatára, felülvizsgálatára és jóváhagyására, amely lehetővé teszi, hogy automatikusan átvegye a régi dokumentum helyét.
A funkciók segítik a fejlesztést azáltal, hogy lehetővé teszik a gyors változtatásokat. Ha a munkafolyamat automatikus, biztos lehet benne, hogy alkalmazottai a dokumentumok legfrissebb verzióihoz férnek hozzá. Ez jelentősen csökkenti a változtatás végrehajtásához szükséges időt. Ha bármilyen további képzésre van szükség az új verziókkal kapcsolatban, a rendszer automatikusan riaszt mindenkit, akinek szüksége van rá.
Szerző: Jana Loskotova
